Privacy verklaring Claessens Mediation & Training

 

Dit is de privacyverklaring van Claessens Mediation & Training, gevestigd aan de Meilustweg 20 te Bergen op Zoom (hierna: de “mediator”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die mijn website bezoeken of contact met mij hebben. Daar waar gesproken wordt over “mediation” geldt dat ook voor “training”

 

In deze privacyverklaring vindt u informatie over hoe ik omga met persoonsgegevens. Hebt u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over de wijze waarop ik omga met persoonsgegevens, wilt u gebruik maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of wilt u een klacht indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met mij opnemen via telefoon:

+31 6 20392541 of e-mail: info@claessensmediationentraining.nl.

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij mij indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Claessens Mediaton & Training is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht nemen en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

 

Welke persoonsgegevens verwerk ik?

 

Mediation dossier

Indien u een opdracht verstrekt, verwerk ik persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan mij verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

 

Facturering

Indien u een opdracht verstrekt, verwerk ik ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

 

Contact

Indien u contact opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerk ik de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan mij verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

 

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte verwerk ik analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

 

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerk ik persoonsgegevens?

 

Mediation dossier

De persoonsgegevens die u heeft verstrekt gebruik ik in het kader van een mediation opdracht om het mediation dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediation traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraag ik u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediation overeenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van mijn diensten, omdat ik de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

 

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Ik mag en zal dan geen gegevens meer van u verwerken. Vanaf het moment van intrekking van de toestemming zal ik geen diensten meer voor u verrichten en zal het mediation dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

 

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruik ik om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met mij sluit uit te voeren.

 

Contact

De contactgegevens die u aan mij verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Ik verwerk deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

 

Analyse websitebezoekers

De gegevens die ik verzamel over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

 

Hoe lang bewaar ik uw persoonsgegevens?

 

Mediation dossier

Het mediation dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, bewaar ik in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaar ik een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien ik van mening ben dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

 

Administratie

Ik bewaar mijn administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

 

Overige contactgegevens

Overige contactgegevens bewaar ik gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij mij indient om deze te verwijderen.

 

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

 

Met wie deel ik uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die ik verstuur of ontvang, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door mijn ICT-provider(zie onderin bij 'privacyverklaring'). Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan mij hebt verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van mij de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van mij mag verwachten.

 

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen mij indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediation dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

 

Ik verstrek uw gegevens verder niet aan derden, tenzij ik op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht word bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

 

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Ik heb passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplicht ik mijn ICT-provider (zie onderin bij 'privacyverklaring') eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.  

 

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

 

a.          Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.

b.          Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.

c.           Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

d.          In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

e.          Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

 

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

 

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die ik verwerk of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan ik deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal ik een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijzigingen op de hoogte brengen.

 

 

 

Versie mei 2018